L’évolution des offres de lieux de séminaires

Le choix offert aux entreprises en matière de lieux de réunion évolue en permanence. Rien d’étonnant à cela. A l’époque du tout connecté, de l’économie du partage, de « l’employee experience », des organisations agiles et des « best places to work », l’offre s’adapte à la demande à mesure de l’évolution des comportements au sein des entreprises.

L’évolution de l’offre hôtelière

L’hôtellerie est historiquement un acteur important du secteur des séminaires et des réunions. Aujourd’hui, c’est environ 1 événement professionnel sur 2 qui trouve accueil dans un hôtel. Quelle que soit la taille de l’événement et sa durée, les hôtels ont une véritable légitimité pour recevoir les groupes professionnels. Les hôtels ont en effet la capacité de proposer en un seul lieu l’hébergement, la location des salles de réunion, la restauration mais aussi un écosystème de prestataires locaux pour l’organisation logistique et les activités extérieures. Un avantage de taille pour les entreprises aujourd’hui encore en recherche de réduction des budgets.

C’est autour de ce coeur d’offre que l’hôtellerie évolue pour se parer des atours de la modernité. On voit fleurir de nombreux concepts au sein des grandes enseignes mettant en avant la modernité des installations, les notions de partage et de connection. La réunion devient cool. Il faut séduire les plus jeunes collaborateurs sans bousculer les plus expérimentés. Dans la lignée du pionnier Mama Shelter en France, la chaîne Pentahotel s’est installée à Roissy Charles de Gaulle en proposant un hôtel « lifestyle » aux codes décalés. « Life is too short for boring meetings », tel est la promesse de l’établissement. Au menu de cet hôtel nouvelle génération, des fauteuils vintage, la possibilité d’écrire sur les murs, flippers et baby foot et un personnel au look jeune, jean et T-shirt de rigueur. La concurrence est rude à Roissy et Hyatt n’est pas en reste avec son offre Campus qui propose des espaces de réunion totalement personnalisables selon vos envies et objectifs. Vous naviguerez entre les Labo’s, la Pic-Nic area et le Game court. Le nom des espaces dit tout. Ici, tout est prévu pour favoriser la cohésion et les échanges. Même Novotel fait sa révolution. L’enseigne qui a codifié par le passé l’offre séminaire et réunion en proposant avec succès un standard sans surprise innove avec l’Atelier H au sein du Novotel Paris les Halles. A l’instar des affiches des campagnes politiques où l’on gomme le nom du parti, ici, point de référence à la marque. On est hors sol et l’objectif est atteint. Les espaces de réunion dans le style « atelier » sont une grande réussite où l’on se sent bien.

Le pionnier Chateauform

Une première et véritable rupture est née au milieu des années 90. L’offre séminaire d’alors était essentiellement faite de lieux standardisés et la lassitude des réunions organisées dans des salles aveugles au mobilier décrépi se faisait sentir. Chateauform l’a bien compris en proposant une offre tout compris dans des « maisons » de qualité. Le succès a été au rendez-vous, notamment auprès des cadres dirigeants. Aujourd’hui, les clients sont fidèles à l’enseigne qui connait un taux élevé de sociétés en contrat dans sa clientèle (environ 34%). Mais la concurrence est rude. On trouve aujourd’hui de nombreux lieux qui se sont inspiré du concept en en gommant les aspects les plus marqués. La notion d’authenticité prime avec des espaces extérieurs accueillants et une restauration de saison, le plus souvent à base de produits locaux et bio. Des acteurs émergent comme par exemple le groupe du Moulin de la Forge qui exploite 3 établissement dont le Manoir des Brumes. Certains vont plus loin en proposant une offre entièrement tournée vers le bio et le bien-être. Ainsi, l’hôtel La Clairière situé au coeur du parc naturel des Vosges avec ses chambres en lisière de forêt, ses salles de réunions ouvertes sur de belles terrasses et sa cuisine « énergétique » et gourmande joue la carte à fond. Pour le plus grand bonheur de ses clients, semble-t-il.

A la recherche de nouveaux lieux

La diversité des offres aiguise l’appétit des organisateurs de réunion qui sont de plus en plus en quête de « nouveaux » espaces de réunion. L’arrivée d’acteurs tels que Openmind Kfé qui vient d’ouvrir un deuxième établissement rue de Cléry dans le deuxième arrondissement de Paris change la donne. La notion de « co-meeting » a vu le jour avec la promesse de favoriser la réflexion et le collaboratif dans des ambiances colorées à la décoration alternative. La tendance du digital semble se généraliser et on ne compte plus chez BizMeeting le nombre de demandes de réservation avec des mots clés tels que « original » ou « atypique ». Reste à bien définir ces termes car ce qui est atypique pour l’un, ne l’est pas nécessairement pour l’autre. Ces lieux proposent une véritable mise en scène des événements, prenant peu à peu une part du travail des agences événementielles et répondant ainsi à ces nouvelles attentes du marché. Le Zalthabar à Levallois-Perret s’inscrit dans cette tendance en proposant une atmosphère décalée dans un immeuble à l’architecture traditionnelle. Mais ce n’est pas tout. La recherche du toujours plus original pousse les organisateurs à vouloir trouver LE lieu unique, celui où personne n’est allé, caché derrière une porte dérobée, sans annonce ni publicité. Ce besoin a créé une fonction, celle de « dénicheur ». Mais attention à rester concentré sur les fondamentaux du métier : sécurité, confort et expérience utilisateur. Nombre de ces lieux « inédits » n’offrent aucune garantie sur ces aspects et la prise de risque peut être considérable. Veillez à bien vérifier que toutes les autorisations administratives pour recevoir du public sont bien disponibles avant de vous engager dans une réservation qui, si elle paraît séduisante peut s’avérer dangereusement piegeuse.

Et demain?

L’arrivée de nouvelles enseignes hôtelières nous éclaire sur les nouvelles tendances. Accorhotels vient de lancer Jo&Joe pour proposer une « expérience nouvelle et authentique avec l’ambition de devenir un lieu de rencontre pour les tripster et les townsters ». On retrouve dans cette enseigne tous les codes du cool déjà présents dans beaucoup de nouveaux lieux de réunion. Les investissements certainement importants consentis par Accor nous laissent penser que cette tendance va s’installer durablement. Une autre réalité très urbaine voit le jour avec la transformation d’espaces pour en faire des lieux événementiels. A l’instar des lofts new-yorkais des années 80, on découvre d’anciennes imprimeries, chaudronneries et autres usines se transformer pour accueillir des événements professionnels, de façon permanente. Mais, après les concept stores, ce sont également des lieux de réunions qui se créent de façon éphémère pour accueillir cocktails et réceptions.  La qualité de l’usage restera toujours la clé et il faudra veiller à ne pas décevoir. On entend ici et là quelques voix s’exprimer pour dénoncer le manque de service de certains de ces nouveaux prestataires. Attention donc à ne pas décevoir en garantissant les basiques sur lesquels les entreprises ne sont pas prêtes à transiger : confort et sécurité.