Organiser une soirée de fin d’année

La soirée de fin d’année est un événement d’entreprise incontournable en France. C’est un moment privilégié pour se retrouver après l’effervescence du dernier trimestre, au moment où l’hiver s’est installé, avant les fêtes de Noël et un repos bien mérité.

Choisir la bonne date

Cette année, les vacances scolaires débutent le samedi 23 décembre 2017 pour se terminer le dimanche 7 janvier 2018. Beaucoup de collaborateurs vont anticiper la date de démarrage pour voyager tranquillement et éviter les embouteillages sur la route ou de payer des billets d’avion ou de train au prix fort. Il vaut mieux donc éviter la semaine du 18 décembre et positionner votre événement entre le 11 et le 15 décembre 2017, d’autant qu’aucun événement majeur, sportif ou autre n’est programmé cette semaine là.

Prévenir les invités longtemps à l’avance

Entre les préparatifs de noël et les bouclages de fin d’année au bureau, il est important pour chacun de s’organiser en cette période de l’année. Pensez à envoyer une invitation bien en amont de votre événement pour bloquer la date. Vous aurez ainsi un maximum de monde et créerez une ambiance positive en annonçant un événement festif. Un simple email suffit, agrémenté ou non de détails sur l’organisation, notamment concernant les participants.

Qui inviter?

Cela dépend évidemment de vos objectifs et de votre budget. Certaines entreprises organisent conjointement « l’arbre de Noël » et la soirée de fin d’année. La recommandations de BizMeeting est de distinguer les deux événements qui sont susceptibles de regrouper des populations différentes. D’un côté les familles avec enfants et de l’autre les célibataires et couple sans enfant.

Quel style pour votre soirée?

Il est impératif d’organiser un événement décontracté. Le discours de la direction s’impose mais il doit impérativement se dérouler en début de soirée et véhiculer des messages positifs. Si nécessaire, garder l’annonce des mauvaises nouvelles pour une réunion au mois de janvier. Pas question de gâcher la fête ! La prise de parole devra être brève (entre 5 et 10 minutes) et mettre en avant les réalisations de l’année écoulée. On pourra citer plusieurs collaborateurs, les applaudir et finir sur une note positive en évoquant un projet à venir ou un contrat important. Côté look, donner des indications dans l’email de confirmation donnant tous les détails de la soirée. Mais soyez précis car personne ne comprend les expressions « casual chic » ou « décontracté ». N’hésitez pas à donner des exemples parlants tels que « port de la cravate interdit » ou « jean-polo-basket appréciés ».

Restauration et boissons

C’est un point clé. Rappelons ici que l’entreprise est pénalement responsable en cas d’accidents liés à l’absorption d’alcool dans un contexte professionnel. Il est donc indispensable de servir les boissons alcoolisées avec la modération qui s’impose et de refuser de servir les personnes alcoolisées. Vous pourrez mettre à disposition des tests d’alcoolémie, ce qui témoignera de votre sens des responsabilités. Pour la restauration, il faut viser la qualité ET la quantité. Nous recommandons donc de prendre les fourchettes hautes des offres des traiteurs pour éviter de frustrer vos équipes et de laisser un souvenir mitigé. Pour ce type de soirée, les repas assis fonctionnent mieux que les cocktails. Laissez les gens se regrouper par affinité tout en favorisant la mobilité entre les tables.

Prévoir une animation

Nous vous conseillons de réserver une animation professionnelle pour votre événement. L’offre en la matière est très variée: humoristes, magiciens, spectacle de danse, etc… Ce qui fonctionne toujours, c’est un moment d’autodérision. Il existe des troupes d’acteurs qui s’inspirent de la vie de votre entreprise pour élaborer un numéro comique. C’est l’occasion de souligner les travers de l’organisation, voire de se moquer gentiment de la direction. Succès garanti dans la salle ! Alternativement, vous pouvez motiver vos collègues à se produire devant leurs pairs. Qui préparera un rap décalé sur le plan d’action commercial, qui singera un entretien de recrutement en mettant en avant les valeurs de l’entreprise. Encouragez les esprits cabots à se mettre en avant !

Trouver le lieu idéal

Définissez bien votre besoin en fonction des éléments présentés ci dessus et ne faites rien. BizMeeting s’occupe de tout. Contactez un de nos chefs de projet en cliquant sur ce lien et surtout, restez près du téléphone… on vous rappelle !