Comment mieux gérer ses dépenses professionnelles

La gestion des finances est une mission compliquée autant pour les particuliers, que les entrepreneurs ou les professionnels. Pour ces derniers, il est important de gérer les flux financiers pour mener à bien les projets et faire tourner la boîte. Voici quelques conseils pratiques pour contrôler les dépenses de l’entreprise et éviter les gaspillages afin de mieux concentrer les ressources.

Mettre en place les bonnes habitudes

Il est primordial de définir une politique et d’instaurer les bonnes habitudes en matière de gestion des dépenses professionnelles, et ce, tout en faisant confiance au personnel. Cela permet entre autres de maîtriser le coût de fonctionnement de la société. Au lieu de centraliser toutes les dépenses et d’emprisonner les salariés dans un process contraignant et peu efficace, quelques mesures simples peuvent être mises en place.

1. Etablir un budget pour chaque type de dépenses afin de reprendre la main sur la trésorerie. Ce budget doit être suffisant pour ne pas entraver le bon déroulement des missions, mais sans pour autant encourager le gaspillage.

2. Centraliser la réception des justificatifs pour toutes les dépenses afin de les retrouver aisément si besoin de manière digitalisé. 

3. Imposer une table limite pour le remboursement des notes de frais.

4. Fournir aux salariés un moyen de paiement adapté à leurs missions comme le règlement des notes d’hôtels ou des billets d’avion. Des sites comme Mooncard permettent aisément de faire cela.

5. Cibler les postes de dépenses qui influent sur le flux de trésorerie, et ce, avec les prix, les volumes ainsi que les frais généraux.

Dans tous les cas, il est important de communiquer aux salariés les procédures relatives aux dépenses professionnelles et s’assurer qu’ils les respectent. 

Établir de nouvelles pratiques

La note de frais fait partie des cauchemars des chefs d’entreprise dont les salariés sont souvent en déplacement. L’usage d’une carte corporate est sans nul doute la solution la plus plébiscitée, car elle permet de fixer les plafonds pour les dépenses et d’avoir un relevé complet à chaque fin du mois. Pourtant, cette solution est difficile à gérer avec la paperasse à remplir et les justificatifs à récupérer notamment. 

Avec une Mooncard, il est possible de gérer les processus d’achat, et ce, jusqu’au suivi comptable. Il suffit de prendre en photo le justificatif reçu par SMS après chaque paiement pour un gain de temps précieux. Par ailleurs, il est possible d’analyser les dépenses faites.

Les erreurs à éviter avec l’usage de la carte bancaire

Bon nombre d’entreprises optent pour l’utilisation de la carte corporate pour régler les dépenses professionnelles. Cette solution présente néanmoins quelques risques, notamment en matière de piratage, perte ou vol. Pour les écarter, il est vivement déconseillé de se transmettre les données de la carte sur papier ou via courriel.

Il est également important d’établir un système de contrôle des modalités d’utilisation et du respect des plafonds.

La dématérialisation permet de mieux gérer les dépenses professionnelles et de contrôler la trésorerie de l’entreprise. Cette solution garantit d’ailleurs davantage de sécurité et de flexibilité.